Tagungsprogramm – Ihr Weg zu einer professionell geplanten Tagung

Was macht eine erfolgreiche Tagung aus?

Wer eine Tagung plant, hat eine komplexe Aufgabe vor sich. Wir raten zu einem ganzheitlichen Ansatz für ein optimales Tagungserlebnis.

Den Grundstein legen Sie mit einem klaren Ziel und einer gut durchdachten Agenda. Stellen Sie Ihre Gäste in den Mittelpunkt mit einem umfassenden Teilnehmermanagement, das schafft die Basis für Zufriedenheit und einer hohen Beteiligung.

Hinter den Kulissen muss es glatt laufen: eine solide logistische Organisation ist das A und O für die Gäste und den Veranstalter. Die Tagung sollte effizient, modern und lebendig sein. Informieren Sie sich über Best Practices und scheuen Sie nicht vor Interaktionen zurück!

Letztlich gilt, dass jede Tagung ein individuelles Projekt ist – doch mit den genannten Erfolgsfaktoren als Leitlinie lässt sich die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen, dass am Ende sowohl die Veranstalter als auch die Teilnehmer zufrieden sind.

Wie hole ich Feedback zur Tagung ein?

Das Feedback der Teilnehmer wird Ihnen enorm weiterhelfen!
Teilnehmer-Feedback hilft Ihnen die Qualität zu verbessern. Dies ermöglicht Ihnen, zukünftige Tagungen gezielt weiter zu entwickeln. Zudem, wer Feedback einholt, der zeigt, dass Ihm die Meinung der Teilnehmer wichtig ist. Wer ernst genommen und wertgeschätzt wird, kommt bei entsprechendem Interesse gerne wieder.

Positives Feedback kann gezielt an Referenten, Sponsoren und Lieferanten weitergegeben werden. Dies stärkt die Zusammenarbeit und macht zukünftige Kooperationen wahrscheinlicher.

Wie Feedback einholen?

Zum Beispiel mit Hilfe von Online-Umfragen, QR-Code vor Ort + kurzer Link, Feedbackrunde am Ende der Tagung oder Event-Apps mit integrierter Bewertungsfunktion. Bei BITOU-Teamevents verwenden wir für Online-Umfragen oder Quizfragen Microsoft Forms. Eine kostenfreie Alternative dazu wäre zum Beispiel Google Formulare.

➡️ Tipp: Kurze, konkrete Fragen stellen (z. B. Schulnoten, Sternebewertung, 2–3 offene Fragen).

Welche digitalen Tools helfen bei der Tagungsplanung?

Digitale Planungstools: Bereits bei der Vorbereitung helfen Projektmanagement- und Event-Management-Tools dabei, den Überblick zu behalten. Es gibt spezialisierte Softwarelösungen, die von Budgetplanung über Zeitplanung bis zum Aufgaben-Tracking alle Schritte abbilden. Damit lassen sich To-do-Listen, Verantwortlichkeiten und Deadlines für das Team transparent verwalten. Einige Event-Planungs-Tools ermöglichen auch die Koordination mit Dienstleistern (z.B. Location, Catering, Technik) über zentrale Plattformen. So kann man sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.

Online-Registrierung und Teilnehmer-Apps: Im Teilnehmermanagement spielen digitale Lösungen ebenfalls eine große Rolle. Online-Anmeldesysteme ermöglichen es den Gästen, sich selbstständig zu registrieren, Tickets zu buchen oder Workshops auszuwählen. Solche Systeme sparen den Organisatoren Zeit und reduzieren Fehler, da Anmeldedaten automatisch erfasst und ausgewertet werden können. Beim Event selbst erleichtert digitale Zugangskontrolle (z.B. QR-Codes auf Tickets, elektronische Check-in-Apps) den Einlass und liefert Echtzeit-Übersichten zur Anwesenheit. Darüber hinaus setzen immer mehr Veranstalter auf spezielle Event-Apps für ihre Tagungen. Eine Event-App bündelt alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer an einem Ort: Agenda, Referentenprofile, Teilnehmerliste, Lagepläne etc. – alles abrufbar auf dem Smartphone.