Die Kosten hängen von vielen Faktoren ab. Die Gruppengröße und die Dauer spielen ebenso ein Rolle wie die Location, das Catering und die Aktivität. Für Veranstaltungen über 500 TN muss mindestens mit folgenden Kosten gerechnet werden:
Planung und Organisation ab 3000 €
Location ab 3000 € (in eigenen Räumlichkeiten evtl. günstiger)
Catering ab 5000 €
Aktivität ab 10000 €
Die Planung erfolgt in mehreren Schritten – je nach Ziel, Größe und Kontext können Inhalte und Reihenfolge variieren. Ein bewährter Ablauf sieht so aus:
Ziel und Zweck definieren
Was soll mit dem Event erreicht werden?
Teilnehmendenstruktur analysieren
Wer nimmt teil? Wie viele Personen? Welche Rollen und Bedürfnisse gibt es?
Konzept und Ablauf entwickeln
Inhalte, Methoden und Dramaturgie – ggf. gemeinsam mit externen Partnern.
Location, Infrastruktur und Dienstleister sichern
Technik, Catering, Moderation – alles rechtzeitig beauftragen.
Einladung und Kommunikation planen
Teilnehmende frühzeitig informieren – evtl. mit Vorabfrage zur Terminfindung (auch vor Schritt 4 möglich).
Detailplanung und Generalprobe
Feinschliff, Sicherheitsfragen und ggf. Ablaufproben klären.
Event durchführen
Emotionale Anker setzen, Beteiligung ermöglichen und gemeinsame Learnings fördern.
Evaluation und Nachbereitung
Feedback auswerten, Erfolge sichern und Folgemaßnahmen ableiten.
👉 Diese Schritte sind als Orientierung gedacht. Wir beraten und begleiten Sie gerne individuell bei der Umsetzung!
Ab etwa 50 Personen gilt eine Gruppe als Großgruppe. Dann ändern sich die Anforderungen: Nicht mehr alle können direkt miteinander sprechen – es braucht spezielle Moderations- und Beteiligungstechniken. Mit steigender Teilnehmerzahl werden klare Regeln, strukturierte Abläufe und eine zuverlässige Logistik immer wichtiger. Auch das Raumkonzept muss zum Programm passen – denn aufwendige Umbauten kosten wertvolle Zeit. Für Großgruppen eignen sich erprobte Formate wie z. B. das World Café und Kettenreaktion XXL, die Austausch und Beteiligung effizient ermöglichen.
Ein starker Einstieg weckt Aufmerksamkeit – der erste Schritt, um alle auf die Reise mitzunehmen. Beteiligung statt Konsum ist dabei zentral: Wer mitgestaltet, erlebt intensiver. Highlights und eine stimmige Atmosphäre schaffen emotionale Ankerpunkte. Souveräne Moderation sorgt für Orientierung, während im Hintergrund Struktur und Sicherheit den Rahmen halten. Wenn die Vielfalt der Gruppe aktiv genutzt wird, entsteht echte Dynamik – und die Wirkung reicht über das Event hinaus.
Ein Großgruppenformat wirkt auf mehreren Ebenen: Das Wir-Gefühl wird gestärkt, und die Unternehmenskultur entwickelt sich weiter – spürbar und gemeinsam. Veränderungen lassen sich gezielt anstoßen, neue Ideen und Innovationen bekommen Rückenwind. Gleichzeitig sorgt die gemeinsame Informationsvermittlung für Klarheit – Missverständnisse und Gerüchte haben so kaum eine Chance. Und das Wichtigste: Die Teilnehmenden werden nicht nur informiert, sondern aktiv beteiligt – statt einfach nur hinterherzulaufen.
