Kick-off Event planen – So gelingt der perfekte Start für Ihr Team
Was bringt ein Kickoff-Event wirklich? Und wie gelingt ein motivierender Projekt- oder Jahresstart für 2026 im Team?
Ein Kickoff bildet die Grundlage für Zusammenarbeit, Klarheit und Motivation. BITOU gestaltet interaktive Kickoff-Events, die mehr sind als nur ein Start: Wir sorgen für Verbundenheit, fördern Kommunikation und schaffen gemeinsame Ausrichtung – für nachhaltigen Teamerfolg von Anfang an.
Was ist ein Kick-off Event und warum ist es so wichtig?
Das Kick-off Meeting ist der Start eines Projektes oder neuen Jahres. Weil es den Grundstein für alle weiteren Schritte des Projektes legt, ist es wichtig, möglichst alle beteiligten Personen daran teilnehmen zu lassen.
Eine Kick Off Veranstaltung ist vom Umfang her sehr unterschiedlich und stark von der Projektgröße und -länge abhängig und natürlich davon, wie viele Menschen am Projekt beteiligt sind. Ein Projekt Kick Off zum neuen Marketingslogan wird einen ganz anderen Rahmen haben als das Jahres-Kick Off des Sales Teams.
Das Meeting nimmt meist mindestens 2-3 Stunden, häufig aber auch einen ganzen Tag in Anspruch.
Wie gerade schon genannt, kann ein Kick Off auch das neue Geschäftsjahr einläuten, muss also nicht nur für ein Projekt genutzt werden. Einige Unternehmen halten auch ein internes Kick Off Meeting ab, wenn neue Abteilungen oder Teams gegründet werden.
Warum ist es ratsam ein Kick-off Event zu veranstalten?
Zum einen ist es inhaltlich zum Beginn eines Projektes essentiell alle Beteiligten zu informieren. Dann startet das ganze Team mit dem gleichen Wissensstand bezüglich Abläufen und Deadlines und es kommen keine Unklarheiten oder Missverständnisse auf.
Es steigert aber auch ganz klar die Performance eines Teams, weil sich während des Meetings, aber auch in den inoffiziellen Teilen (vorher und nach Ende des Meetings) kennengelernt werden kann. Wenn wir uns die Phasen eines Teams, wie bspw. von Tuckman definiert, anschauen, dann ist gerade in der ersten Phase, dem Storming, wichtig, dass sich Zeit für die Ausgestaltung der informellen und formellen Regeln und Normen im Team genommen wird. Das bringt das Team schneller in die nächsten Phasen und durch Norming hindurch in die Performance-Phase, wo ein Team optimal funktioniert.
Darüber hinaus entsteht im Kick Off der Teamgeist und die Motivation, ein Projekt erfolgreich zu bewältigen, wenn es gut geplant und klar moderiert ist.
⭐⭐⭐⭐⭐
„perfekt umgesetzt! Wir haben BITOU nur zehn Tage vor unserem Abteilungsleiter-Kick-Off gebucht, und alles lief absolut reibungslos. Von der Planung bis zur Durchführung war der Ablauf professionell, strukturiert und auf den Punkt. Die Umsetzung war top, das Teambuilding hat unser Team wirklich weitergebracht. Eine klare Empfehlung für alle, die ein professionelles und effektives Teamevent suchen!“
– Führungskraft eines mittelständischen Unternehmens
Was sind die wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Kick-off Events?
Klare Ziele & Erwartungen definieren
Uns allen wird es im Berufsleben begegnen oder meist schon begegnet sein: Meetings, die nicht vorbereitet wurden. Da wird von Beginn an völlig unstrukturiert losdiskutiert und sowohl inhaltlich als auch zeitlich läuft das Meeting völlig aus dem Ruder. Am Ende gehen alle raus und wissen nicht, was nun gemacht werden soll.
Das wäre der schlechteste Fall bei einem Kick Off, weshalb eine gründliche Vorbereitung das A und O ist. Nur wenn es eine Agenda mit zeitlichem Rahmen gibt, es professionell und klar moderiert wird, kann das Meeting ein Erfolg werden. Noch wichtiger ist, sich in der Vorbereitung zu überlegen: „Was soll das Ergebnis dieses Meeting sein?“ – Damit ist nicht gemeint, welche Aufgaben resultieren aus dem Meeting. Ein Ergebnis kann aber sein, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Vor allem anderen steht aber die Frage: „Welches Ziel verfolgen wir mit diesem Kick Off Meeting?“
Geht es ums Kennenlernen und Vernetzen der Teilnehmer? Soll ein Hauptaugenmerk auf den Projektzielen und der Kommunikation des Ablaufs des Projektes liegen, um alle Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen? Gibt es konkrete Unklarheiten oder Herausforderungen, an denen bereits gearbeitet werden soll? Sollen die Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden?
Die Beantwortung dieser Fragen führt dazu, dass ein oder mehrere Ziele für das Meeting formuliert werden können. Sobald diese Ziele festgelegt worden, kann in der Nachbereitung überprüft werden, ob das Kickoff ein Erfolg war oder wo sich noch verbessert werden kann.
Wir empfehlen die ZieleSMARTzu formulieren, damit sie erreichbar sind, aber auch gut gemessen werden können.
Teilnehmer aktiv einbinden
Nachdem in der Planung geklärt wurde, wer denn überhaupt an der Kick Off Veranstaltung teilnehmen soll, geht es während des Kick Offs darum, die Anwesenden bestmöglich einzubeziehen. Nur dann gehen alle mit klaren Informationen und einem Mehrwert aus dem Meeting, die Zeit hat sich dann für alle gelohnt.
Für einen gelungenen Start des Kick Off Meetings lohnt sich ein Icebreaker. Einige der Anwesenden werden sich kaum oder gar nicht kennen, während andere vielleicht schon jahrelang miteinander arbeiten. Mit einem lockeren Einstieg über ein Warm Up, entsteht eine positive Stimmung und die Projektbeteiligten lernen sich kennen. Das schafft Vertrauen.
Das Projekt benötigt sicher diverse fachliche Kenntnisse, welche die Beteiligten mitbringen. Warum also nicht einzelne Programmteile von den Teilnehmern gestalten lassen oder in einem World Caféinhaltliche Themen erarbeiten? Auch psychologisch stiftet die Mitgestaltung und gedankliche Beschäftigung mit den Themen bei jedem Teilnehmer ein Gefühl von Zugehörigkeit und sorgt gleichzeitig für hohe Akzeptanz der Ziele und Erwartungen.
Aus unserer Erfahrung ist es sehr nützlich, gemeinsam ein Projekt Kickoff Canvas auszufüllen, um das Projekt in allen seinen Facetten für alle Teilnehmer transparent und greifbar zu machen. Wenn das Canvas intern an einer Pinnwand im Büro oder virtuell auf einem Sharepoint mit dem Team geteilt wird, können auch alle Teammitglieder nach dem Start auf die Infos zugreifen. Selbst diejenigen, die vielleicht beim Kick Off nicht teilnehmen konnten. Wir haben ein Muster zum Download hier angefügt.
Praxisbeispiel für ein erfolgreiches Kick-off Event
Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden wandte sich an uns, um ein ganztägiges Kickoff-Event für den Jahresauftakt zu gestalten.
Der Anlass und unsere Herausforderung:
Es wurde eine umfassende Reorganisation des Unternehmens gestartet – neue Strukturen wurden geschaffen und auch neue Märkte sollten erschlossen werden, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Die Führungskräfte und Mitarbeitenden standen also vor großen Veränderungen und sollten nun auf diese Reise mitgenommen werden und sich aktiv in den Change-Prozess einbringen. Wir mussten unbedingt einen klaren und motivierenden Startpunkt schaffen, damit die Veränderung gelingen konnte.
Unsere Umsetzung:
Wir entwickelten gemeinsam mit einem Projektteam des Kunden ein interaktives Kickoff-Format in einem Partnerhotel in Deutschland, welches genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten war.
Am Vormittag starteten wir mit einem kleinen Willkommens-Buffet und einem kurzen Warm Up als Icebreaker und zum Networken für alle Mitarbeitenden. Danach wurden in einem moderierten Gespräch mit unserem Moderator und den Vorständen, die neuen strategischen Ziele und die Rahmenbedingungen vorgestellt.
Das Gespräch, sowie das gesamte Kickoff wurde von einem Partner aus unserem Netzwerk mit Grafik Recording visuell protokolliert.
Im Anschluss starteten die Mitarbeitenden in einem World Café in die Erarbeitung von ersten Ideen und konkreten Lösungen für den Wandel – und die Rolle jedes Einzelnen in diesem Change-Prozess.
Der Nachmittag stand ganz im Zeichen von Teambuilding:
In einem eigens individualisierten Format auf Basis unseres bewährten Konzepts Turn Around stärkten die Teilnehmer Ihr Vertrauen in einander und erlebten unmittelbar, wie positiv Veränderung durch Zusammenarbeit gelingen kann.
Anschließend sammelten wir Feedback und konkrete Arbeitsschritte mit digitaler Unterstützung mittels Mentimeter von allen Teilnehmenden.
Das Ergebnis war spürbar mehr Klarheit, hohe Motivation und ein WIR-Gefühl bei allen Mitarbeitern. Eine perfekte Basis für die anstehenden Veränderungen.
Die Führungskräfte schätzten besonders die Teamdynamik und konkreten To-Dos, die dieses Kickoff auf vielen Ebenen wertvoll machten und einen klaren Return of Invest brachten.
Interaktive Kick-off Event Ideen – die besten Formate für Ihr Team
Starten Sie Ihr Kick-off Event mit einem energiegeladenen Teamformat, das Zukunftsdenken, Mut und Zusammenarbeit vereint. Bei Race for Space navigiert Ihr Team durch strategische Missionen, trifft Entscheidungen unter Zeitdruck und erlebt, wie gemeinsame Ziele greifbar werden. Ideal, um den Projektstart emotional aufzuladen und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Momentum einzuschwören.
Ein starkes Format für Kick-off Events, bei denen frische Perspektiven gefragt sind. Turn Around zeigt Teams spielerisch, wie schnell alte Muster durchbrochen werden können – und wie Lösungen entstehen, wenn alle flexibel handeln. Perfekt, um ein neues Jahr, ein neues Projekt oder eine neue Strategie mit Innovationsgeist zu eröffnen.
Dieser visuelle Mega-Moment bringt Ihr Kick-off Event auf den Punkt: Viele Teams, ein gemeinsames Ziel – und ein spektakuläres Finale. Bei der Kettenreaktion XXL erlebt Ihr Team hautnah, wie Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg funktioniert und wie jede Entscheidung das große Ganze beeinflusst. Ideal, um Ihr Kick-off Event mit Teamgeist, Energie und klarer Zielorientierung zu starten.
Dieses interaktive Teamspiel macht Ihr Kick-off Event zum echten Denkabenteuer. Nur durch strukturierte Kommunikation, gutes Zuhören und koordinierte Aufgabenverteilung gelingt die Lösung der Mission. Code Crackers verdeutlicht, wie wichtig klare Abstimmung und Rollenverständnis zu Beginn eines Projekts sind – ein idealer Impuls für Teams, die effizient und fokussiert starten wollen.
Für Kick-off Events mit Tiefgang: Abenteuer Everest simuliert herausfordernde Entscheidungssituationen, in denen Kommunikation, Rollenverständnis und psychologische Sicherheit entscheidend sind. Teams erleben, wie sie unter Zeitdruck gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen – ein perfekter Start, um neue Projekte mit Klarheit, Verantwortung und echter Zusammenarbeit zu beginnen.
Wenn Ihr Kick-off Event Innovationskraft vermitteln soll, ist KI Connect das passende Format. Teams erfahren spielerisch, wie Künstliche Intelligenz Zusammenarbeit unterstützen kann – und wie wichtig Offenheit, Mut und gemeinsames Lernen für zukünftige Projekte sind. Ein inspirierender Startpunkt, um Teams auf Veränderung einzuschwören und digitale Kompetenzen zu stärken.
Ein gemeinsamer Start mit Wow-Effekt: Bei Rollercoaster entwickeln Teams ein funktionierendes Streckensystem, das am Ende zu einem großen Gesamtlauf verbunden wird. Dieses visuelle und dynamische Format stärkt das Wir-Gefühl, schafft Begeisterung und zeigt unmittelbar, wie jede Einzelaktion zum Gesamtziel beiträgt – ein kraftvoller Kick-off-Moment.
Der Haka ist ein kraftvoller Einstieg in jedes Kick-off Event: emotional, verbindend und voller Energie. Teams erleben ein gemeinsames Power-Ritual, das Mut, Zusammenhalt und Entschlossenheit aktiviert – perfekt, um eine starke Botschaft zu setzen: Wir starten gemeinsam, mit voller Kraft voraus.
Mit kurzen, intensiven Interaktionsübungen bringt WUP jedes Kick-off Event in Schwung. Perfekt geeignet, um Barrieren abzubauen, Energie aufzubauen und Teams schnell miteinander zu verbinden. Ein idealer Start für Meetings, Projektphasen oder große Gruppen, die sofort ins gemeinsame Arbeiten finden wollen.
Wir unterstützen Sie bei der Konzeption und Planung Ihres Kick-off Events. Je nachdem, wie umfangreich das Programm sein soll und welche Kapazitäten Sie selbst einbringen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie gestalten das Rahmenprogramm Ihres Teamevents selbst und buchen eine unserer bewährten Teambuildingaktivitäten dazu – lassen Sie sich hierzu gerne telefonisch beraten.
Wir planen das Kick-off Event für Sie oder gemeinsam mit Ihnen, suchen zu Ihrem Anliegen das passende Aktivmodul aus und übernehmen die Moderation und Locationsuche.
FAQs
Wie lange sollte ein Kickoff dauern?
Die Dauer des Kickoffs hängt vom Projekt ab, welches gestartet wird. Bei kleinen Projekten reicht ein 1-2 stündiges Kickoff Meeting aus.
Wenn große Projekte oder das neue Jahr gestartet werden, ist die Planung eines halbtägigen oder ganztägigen Kickoff Meetings ratsam. Dann ist ausreichend Zeit für Inhaltserarbeitung und Vernetzung vorhanden.
Wen sollte ich zum Kick Off einladen?
Der Start und das Projekt können nur gelingen, wenn alle Beteiligten wissen was zu tun ist. Darum ist es wichtig, alle Menschen, die am Projekt mitarbeiten, zum Kick Off einzuladen.
Damit auch alle teilnehmen können, sollte die Einladung frühzeitig versendet werden. Bestenfalls 2-3 Monate vor dem Termin des Kick Offs.
Wo kann ich mein Kick Off Meeting abhalten?
Je nach Größe und Umfang des Meetings und abhängig von der Teilnehmerzahl, reicht der eigene Meetingraum in der Firma schnell nicht mehr aus. Für Networking und als Zeichen der Wertschätzung entscheiden sich viele, das Kick Off Meeting nicht in der Firma sondern außerhalb in einem Hotel oder Tagungsraum abzuhalten. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die beste Rahmenbedingungen für optimale Ergebnisse liefern. Hier finden Sie unsere Hotelpartner.
Sind Sie auf der Suche nach einem Onboarding für neue Mitarbeiter, das Eindruck hinterlässt?
