Was sind die wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Kick-off Events?
Klare Ziele & Erwartungen definieren
Uns allen wird es im Berufsleben begegnen oder meist schon begegnet sein: Meetings, die nicht vorbereitet wurden. Da wird von Beginn an völlig unstrukturiert losdiskutiert und sowohl inhaltlich als auch zeitlich läuft das Meeting völlig aus dem Ruder. Am Ende gehen alle raus und wissen nicht, was nun gemacht werden soll.
Das wäre der schlechteste Fall bei einem Kick Off, weshalb eine gründliche Vorbereitung das A und O ist. Nur wenn es eine Agenda mit zeitlichem Rahmen gibt, es professionell und klar moderiert wird, kann das Meeting ein Erfolg werden. Noch wichtiger ist, sich in der Vorbereitung zu überlegen: „Was soll das Ergebnis dieses Meeting sein?“ – Damit ist nicht gemeint, welche Aufgaben resultieren aus dem Meeting. Ein Ergebnis kann aber sein, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Vor allem anderen steht aber die Frage: „Welches Ziel verfolgen wir mit diesem Kick Off Meeting?“
Geht es ums Kennenlernen und Vernetzen der Teilnehmer? Soll ein Hauptaugenmerk auf den Projektzielen und der Kommunikation des Ablaufs des Projektes liegen, um alle Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen? Gibt es konkrete Unklarheiten oder Herausforderungen, an denen bereits gearbeitet werden soll? Sollen die Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden?
Die Beantwortung dieser Fragen führt dazu, dass ein oder mehrere Ziele für das Meeting formuliert werden können. Sobald diese Ziele festgelegt worden, kann in der Nachbereitung überprüft werden, ob das Kickoff ein Erfolg war oder wo sich noch verbessert werden kann.
Wir empfehlen die Ziele SMART zu formulieren, damit sie erreichbar sind, aber auch gut gemessen werden können.
Teilnehmer aktiv einbinden
Nachdem in der Planung geklärt wurde, wer denn überhaupt an der Kick Off Veranstaltung teilnehmen soll, geht es während des Kick Offs darum, die Anwesenden bestmöglich einzubeziehen. Nur dann gehen alle mit klaren Informationen und einem Mehrwert aus dem Meeting, die Zeit hat sich dann für alle gelohnt.
Für einen gelungenen Start des Kick Off Meetings lohnt sich ein Icebreaker. Einige der Anwesenden werden sich kaum oder gar nicht kennen, während andere vielleicht schon jahrelang miteinander arbeiten. Mit einem lockeren Einstieg über ein Warm Up, entsteht eine positive Stimmung und die Projektbeteiligten lernen sich kennen. Das schafft Vertrauen.
Das Projekt benötigt sicher diverse fachliche Kenntnisse, welche die Beteiligten mitbringen. Warum also nicht einzelne Programmteile von den Teilnehmern gestalten lassen oder in einem World Café inhaltliche Themen erarbeiten? Auch psychologisch stiftet die Mitgestaltung und gedankliche Beschäftigung mit den Themen bei jedem Teilnehmer ein Gefühl von Zugehörigkeit und sorgt gleichzeitig für hohe Akzeptanz der Ziele und Erwartungen.
Aus unserer Erfahrung ist es sehr nützlich, gemeinsam ein Projekt Kickoff Canvas auszufüllen, um das Projekt in allen seinen Facetten für alle Teilnehmer transparent und greifbar zu machen. Wenn das Canvas intern an einer Pinnwand im Büro oder virtuell auf einem Sharepoint mit dem Team geteilt wird, können auch alle Teammitglieder nach dem Start auf die Infos zugreifen. Selbst diejenigen, die vielleicht beim Kick Off nicht teilnehmen konnten. Wir haben ein Muster zum Download hier angefügt.
